Д. О. Папченко,
студентка гр. Мб-1-15
Науковий
керівник – к.е.н. Краус К.М.,
доцент
кафедри управління
Київський
університет імені Бориса Грінченка
МЕТОДИКА ПІДВИЩЕННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ КОМУНІКАЦІЙ В ОРГАНІЗАЦІЇ
Комунікації нині є засобом управління поведінкою людей в
організації. Організації без комунікацій не існує. Комунікації забезпечують
реалізацію всіх головних функцій управління – планування, організації,
управління та контролю. Від 50 до 90 % свого робочого часу керівники
витрачають на комунікації, які, на їхню думку, є найбільш слабкою проблемою в
організаціях. Тому, вивчення методики підвищення рівня комунікацій в організації
є доречним на сучасному етапі розвитку організаційних відносин [3].
Менеджери, які прагнуть бути кращими комунікаторами, повинні
виконувати два завдання:
- по-перше, поліпшити свої повідомлення – інформацію,
яку вони хочуть передати;
- по-друге, розвивати власне розуміння того, що інші
люди намагаються повідомити їм, тобто, вони мають краще кодувати і декодувати
інформацію [1].
Загальні питання по вивченню проблеми підвищення
ефективності комунікаційної системи вивчало чимало науковців, зокрема: Бутенко
Н. Ю., Хоменко Л. М., Виханський О. С. та Наумов А. І.. В
їх роботах описано ряд методів, які могли б виступати як основні поради по
підвищенню ефективності комунікацій [4]. Здійснивши глибокий аналіз методик відомих економістів,
ми вважаєм, що найдієвішими засобами підвищення ефективності комунікацій сучасних
організацій є:
1. Роз’яснення
істинного змісту інформації, що передбачає припущення, при непорозумінні, по
можливості слід донести істинний зміст інформації до одержувача, адже іноді
одержувач інформації неправильно її інтерпретує.
2. Регульований
інформаційний потік спілкування. Це може забезпечити оптимальний обсяг
інформації до менеджерів, усуваючи бар’єр «перевантаження спілкування».
Спілкування може регулюватись як якісно, так і кількісно. Тільки істотна
інформація має привертати увагу вищого керівництва. Офіційне спілкування
відбувається тільки для вирішення вищим керівництвом важливих питань, а не
заради самого процесу спілкування [2].
3. Використання
зворотного зв’язку, що дає можливість комунікатору визначати, чи отримувати
його повідомлення і чи викликало воно очікувану відповідь. Під час спілкування
«віч-на-віч» прямий зворотний зв’язок
можливий. За низхідного спілкування, внаслідок поганих умов для зворотного
зв’язку часто виникають неточності. Розповсюдження якісної інформації серед працівників
не гарантує того, що спілкування відбулося.
4. Співпереживання
(емпатія). Така форма спілкування має значною мірою залежати від того, що
відомо про одержувача. Співпереживання вимагає, щоб комунікатори уявили себе на
місці одержувача, очікуючи, як повідомлення має бути декодоване. Часто
менеджери вважають себе значно кращими комунікаторами, ніж думають про це їх
підлеглі. Менеджери повинні розуміти і цінувати декодування, під час якого
повідомлення «фільтрується» через сприйняття інформації [5].
5. Повторення
або надлишок у спілкуванні (особливо технічної природи). Це гарантує, що якщо
одна частина повідомлення не зрозуміла, то інші його часина несуть те саме
повідомлення.
6. Заохочення
взаємної довіри. Менеджери не можуть доводити до кінця спілкування і заохочення
зворотним зв’язком чи висхідним спілкуванням. За цих обставин атмосфера
взаємного розуміння і довіри між менеджерами і їх підлеглими може полегшити
спілкування. Співробітники мають власне судження щодо своїх взаємин з
керівництвом. Відповідно до дослідження американських і канадських працівників лише
37 % вважають, що керівництво чесно поводиться щодо них, і не менше 27 %
думають, що керівництво сприймає їх як особистості. Менеджери, які створили
клімат довіри до повідомлення з боку підлеглих, вважають, що завдяки цьому
наступна перевірка кожного повідомлення не пов’язана з втратою взаєморозуміння.
Деякі організації здійснюють офіційні програми, покликані підсилити взаємну
довіру [1].
7. Спрощена
мова – ефективне спілкування передбачає не тільки передачу інформації, а й її
розуміння. За відсутності розуміння спілкування не відбувається. Менеджери
повинні кодувати повідомлення в слова і символи, які були б зрозумілими
одержувачу.
8. Ефективне
слухання, яке спонукає будь-кого до вираження щирих почуттів, бажань, емоцій.
Однак недостатньо тільки слухати – необхідно слухати, розуміючи повідомлення.
В сучасних
умовах жодна організація не може функціонувати без взаємодії між працюючими в
ній людьми, й успіх її діяльності значною мірою залежить від якості цієї
взаємодії. Ефективність організації багато в чому залежить від надійності
комунікацій, і те саме можна сказати про ефективність груп та окремих
співробітників [5].
Організації,
що досягають високих результатів у своїй діяльності, мають добре розвинену
комунікаційну сферу. Завдяки цьому члени організації вчасно одержують
інформацію, необхідну для прийняття управлінських рішень. І навпаки, низькі
результати деяких організацій частково виникають внаслідок комунікаційних
проблем. Спілкування також поширюється на організаційну активність. Це той
процес, за допомогою якого виконуються справи в організаціях. Кожен службовець
безупинно бере участь в процесі спілкування. Для менеджерів ефективне спілкування
є вирішальним, оскільки їх прогнозні, організаційні і контролюючі функції
реалізуються тільки за допомогою комунікативної активності.
Література
1. Краус
К. М. Управління маркетингом малого торговельного бізнесу: концепції,
організація, домінанти розвитку : монографія / К. М. Краус. –
Полтава: Дивосвіт, 2013. – 164 с.
2. Краус
К. М. Реалізація
інноваційного проекту підприємницькою структурою в рамках дії “вітряка
інновацій” / К. М. Краус,
Н. М. Краус // Економіст. – 2016. – № 2. – С. 4–8.
3. Менеджмент: людина,
стратегія, організація, процес: підручник / О. С. Виханський, А. І.
Наумов. – М., 2005. – 561 с.
4. Організаційна
поведінка: навч. посіб. / Н. Ю. Бутенко, Л. М. Хоменко за
заг. ред. Н. Ю. Бутенко. – Київ. : 2008. – С. 462–466.
5. Kraus K. M. Innovative hubs
as a platform of economic growth: foreign experience and new opportunities for
Ukraine / K. M. Kraus // Маркетинг і
менеджмент інновацій. – 2017. – № 2. – С. 196–203.
Немає коментарів:
Дописати коментар